Hồ Sơ Tuyển Dụng Lao Động có Giống Với Hồ Sơ Xin Việc Không?

Tuyển dụng lao động được coi là tiền đề cho quá trình sử dụng lao động. Vậy hồ sơ tuyển dụng lao động bao gồm những gì? Bài viết dưới đây của tuyển dụng lao động sẽ trình bày rõ nội dung trên.

Hồ sơ tuyển dụng lao động là gì?

Hồ sơ tuyển dụng lao động là là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về vấn đề tuyển dụng lao động của một công ty, doanh nghiệp. Nó bao gồm tất cả các sự việc, quá trình phỏng vấn, thông tin cá nhận cũng như quá trình làm việc của các đối tượng lao động cụ thể được hình thành trong quá trình  yển dụng lao động.

Mỗi doanh nghiệp, công ty phải lập hồ sơ tuyển dụng lao động bởi vì:

• Thông qua hồ sơ tuyển dụng lao động, Nhà nước quản lý được nguồn nhân lực, đảm bảo cho người lao động khả năng lựa chọn công việc phù hợp với trình độ chuyên môn và điều kiện hoàn cảnh, tạo điều kiện cho họ làm việc với năng suất cao.
• Thông qua hồ sơ tuyển dụng lao động, đơn vị sử dụng lao động có thể chủ động tuyển chọn, sa thải, duy trì và phát triển lực lượng lao động cần thiết cho đơn vị mình, nhằm hoàn thành tốt mục tiêu, kế hoạch sản xuất, công tác đã đề ra.
• Việc thành lập hồ sơ tuyển dụng lao động là cơ sở để sau này doanh nghiệp dựa vào đó để đánh giá người lao động tăng lương, thăng chức..Hoặc khi có sự cố xảy ra thì có thông tin để tìm đến giải quyết.

Tuyển dụng lao động có vai trò quan trọng đối với sự thành hay bại của một doanh nghiệp. Là khâu đầu tiên rất cơ bản của quá trình tổ chức lao động. Các hoạt động phân tích, đánh giá, phân loại lao động, quy mô, cách thức phân bổ lao động để hoàn thành các mục tiêu, chức năng của đơn vị,…của những người sử dụng lao động chỉ có thể được thực hiện một cách thuận lợi và có hiệu quả khi thực hiện tốt các hoạt động tuyển dụng và thiết lập hồ sơ tuyển dụng lao động thật bài bản và chuyên nghiệp.

>>Xem thêm:

Quy trình tuyển dụng lao động.

Mẫu thông báo tuyển dụng lao động.

Những nguyên tắc cơ bản khi lập hồ sơ tuyển dụng lao động

• Người có trách nhiệm lập hồ sơ tuyển dụng lao động chỉ đưa vào hồ sơ những văn bản thuộc công việc tuyển dụng do mình giải quyết căn cứ theo chức năng nhiệm vụ được giao. Những văn bản không liên quan, không thuộc phạm vi quản lý của hồ sơ tuyển dụng lao động thì không đưa vào hồ sơ.
• Các văn bản trong một hồ sơ phải hoàn chỉnh và có sự liên hệ mật thiết với nhau về vấn đề tuyển dụng lao động.
• Văn bản trong hồ sơ phải đảm bảo giá trị pháp lý .
• Văn bản đưa vào hồ sơ tuyển dụng lao động phải có sự chọn lọc, là những văn bản hình thành trong thực tế giải quyết tuyển dụng. Không đưa vào hồ sơ những công văn nhắc nhở giao dịch mang tính chất sự vụ không liên quan đến công việc, các bản trùng, sách báo, tư liệu để tham khảo thêm.

Phương pháp lập hồ sơ tuyển dụng lao động

Để lập được hồ sơ tuyển dụng lao động thật chuyên nghiệp và khoa học thì bạn. Có thể tham khảo qua 4 bước sau đây:

Bước 1: Lập danh mục hồ sơ tuyển dụng lao động

Trước khi lập hồ sơ, thì người phụ trách phải căn cứ vào bản danh mục hồ sơ, người phụ trách ghi tên hồ sơ vào bìa hồ sơ. Mỗi hồ sơ dùng một tờ bìa, bên ngoài ghi rõ số ký hiệu và tiêu đề hồ sơ.

Bước 2: Thu thập văn bản đưa vào hồ sơ tuyển dụng lao động

Trong quá trình giải quyết công việc, nếu nhận được hoặc soạn thảo hay ban hành một văn bản có liên quan đến vấn đề tuyển dụng lao động thì người phụ trách đưa chúng vào trong bìa hoặc cặp, hộp của hồ sơ đó. Công việc thu thập văn bản này sẽ kết thúc khi vấn đề tuyển dụng đã được giải quyết xong.

Bước 3: Sắp xếp các văn bản trong hồ sơ tuyển dụng lao động

Cuối năm, hoặc sau khi kết thúc công tác tuyển dụng, người phụ trách có trách nhiệm kiểm tra lại các tài liệu có trong hồ sơ. Nếu thấy thiếu tài liệu thì phải

Siêu tầm đầy đủ các tài liệu và sắp xếp theo một trật tự nhất định. Thông thường tài liệu được sắp xếp theo:

• Thời gia
• Theo trình tự giải quyết công việc.
• Theo trình tự giải quyết công việc.
• Theo địa dư, hoặc theo các dự án, theo tên người…

Bước 4: Kết thúc và biên mục hồ sơ tuyển dụng lao động

Tất cả các hồ sơ cần được biên mục để phục vụ tra tìm.Biên mục ồ sơ tuyển dụng lao động gồm các công việc:

• Thống kê các văn bản có trong hồ sơ vào tờ mục lục để cố định các tài liệu đó, tránh thất lạc và phục vụ việc tra tìm nhanh gọn, chính xác.
• Viết chứng từ kết thúc để mô tả khái quát tình hình tài liệu có trong hồ sơ tuyển dụng lao động.
• Ghi đầy đủ các thông tin cần thiết ở ngoài bìa hồ sơ tuyển dụng lao động.

Hồ sơ tuyển dụng lao động và hồ sơ xin việc của lao động khác nhau chỗ nào?

Có thể hiểu hồ sơ xin việc của người lao động là “con” của hồ sơ tuyển dụng lao  động. Đó là các giấy tờ của người lao động mà doanh nghiệp sẽ lưu giữ trong hồ sơ tuyển dụng lao động để quản lý thông tin lao động.

Hồ sơ xin việc của người lao động bao gồm các giấy tờ sau:

• Phiếu đăng ký dự tuyển lao động theo mẫu do Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội quy định.
• Sơ yếu lý lịch.
• Bản sao các văn bằng, chứng chỉ chứng minh trình độ chuyên môn kỹ thuật; trình độ ngoại ngữ, tin học theo yêu cầu của vị trí cần tuyển.
• Giấy chứng nhận sức khỏe theo quy định của Bộ Y tế.
• Các giấy tờ cần thiết khác như bản photo công chứng giấy khai sinh, chứng minh nhân dân, sổ hộ khẩu…

Tuy nhiên, đây chỉ là quy định nhưng không có chế tài nếu không áp dụng, và trên thực tế doanh nghiệp có thể rút gọn hoặc yêu cầu thêm các giấy tờ khác của người lao động miễn là hợp lý và phục vụ cho việc đánh giá sự phù hợp nhân sự khi tuyển dụng. Như vậy hồ sơ tuyển dụng lao động hoàn toàn khác với hồ sơ xin việc lao động về nội dung, tính cách và người thực hiện.

Một số vấn đề mà người sử dụng lao động nên lưu ý:

• Người sử dụng lao động không được giữ bản chính giấy tờ tuỳ thân, văn bằng, chứng chỉ của người lao động.
• Về quản lý sức khỏe người lao động: Người sử dụng lao động có trách nhiệm lập và quản lý hồ sơ sức khỏe của người lao động, hồ sơ sức khỏe của người bị bệnh nghề nghiệp; thông báo kết quả khám sức khỏe, khám phát hiện bệnh nghề nghiệp để người lao động biết; hằng năm, báo cáo về việc quản lý sức khỏe người lao động thuộc trách nhiệm quản lý cho cơ quan quản lý nhà nước về y tế có thẩm quyền.

Một số quy định của nhà nước về chính sách tuyển dụng lao động

Người sử dụng lao động có quyền trực tiếp hoặc thông qua tổ chức dịch vụ việc làm, doanh nghiệp cho thuê lại lao động để tuyển người lao động Việt Nam; người lao động có quyền trực tiếp với người sử dụng lao động hoặc đăng ký tại tổ chức dịch vụ việc làm để tìm việc làm. Nhà nước ta quy định:

• Về thủ tục, trình tự tuyển lao động: Ít nhất 5 ngày làm việc trước ngày nhận hồ sơ đăng ký dự tuyển lao động, người sử dụng lao động hoặc tổchức dịch vụ việc làm, hoặc doanh nghiệp cho thuê lại lao động phải thông báo công khai về nhu cầu tuyển lao động.
• Thông báo công khai kết quả tuyển lao động trong thời hạn 5 ngày làm việc, kể từ ngày có kết quả tuyển lao động. Trường hợp người lao động không trúng tuyển hoặc không tham gia dự tuyển, phải trả lại đầy đủ hồ sơ đăng ký dự tuyển lao động trong thời hạn 5 ngày làm việc, kể từ ngày người lao động yêu cầu.
• Về công tác báo cáo sử dụng lao động: Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày bắt đầu hoạt động, người sử dụng lao động phải khai trình việc sử dụng lao động với Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Sở Lao động – Thương binh và Xã.

 Như vậy, trước khi dự tuyển, người lao động cần nghiên cứu đầy đủ các điều kiện để được tuyển dụng, quyền lợi và trách nhiệm của người lao động và người sử dụng lao động khi tuyển và trong quá trình làm việc, mà người sử dụng lao động thông báo. Đặc biệt phải chuẩn bị một bộ hồ sơ xin việc thật bài bản và kỹ lưỡng vì đó sẽ là cơ sở để nhà tuyển dụng thiết lập hồ sơ tuyển dụng sau này.

Đối với nhà tuyển dụng lao động, phải thật chú ý đến khâu thiết lập hồ sơ tuyển dụng lao động. Vì khi thiết lập càng kỹ thì việc quản lý và đánh giá nhân sự sẽ trở nên dễ dàng và thuận lợi hơn rất nhiều.